Privacyverklaring Warmtepomp Intake

Deze privacyverklaring is van toepassing op de website warmtepomp-intake.nl, bestellingen, contactaanvragen, intakeformulieren, zakelijke rapportbundels en het Warmtepomp Intake Rapport.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens is:

Warmtepomp Intake
Onderdeel van Beeldigheid
Boterbloemhof 14
3991 GS Houten
Nederland
E-mail: info@warmtepomp-intake.nl
Telefoon: 06-14349435
KvK: 90296745
Btw: NL004807275B90

2. Welke gegevens verwerken wij?

Warmtepomp Intake verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de website, bestelling, betaling, intake, rapportage, klantenservice, verzending en wettelijke administratie.

• Naam en contactgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer.
• Bestelgegevens: ordernummer, gekozen product, gekozen levering, betaalstatus, factuurgegevens en aankoopdatum.
• Adresgegevens: factuuradres en, als je een geprint rapport kiest, het verzendadres in Nederland of België.
• Intakegegevens: gegevens over woningtype, bouwjaar, isolatie, glas, geveloriëntatie, verwarmingssysteem, ventilatie, gasverbruik, warmwatergebruik, comfortwensen, stookgedrag en overige informatie die je zelf invult.
• Zakelijke gegevens: bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, factuurgegevens en informatie over rapportbundels of credits als je als installateur of zakelijke afnemer bestelt.
• Contactgegevens uit berichten: informatie die je zelf meestuurt via e-mail, contactformulier of andere communicatie.
• Technische gegevens: beperkte technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie, apparaatgegevens, cookies en websitegebruik, voor zover deze door Shopify, hosting, beveiliging of analytics worden verwerkt.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Warmtepomp Intake gebruikt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het verwerken van bestellingen en betalingen;
• het koppelen van een intakeformulier aan een bestelling;
• het opstellen en toesturen van het Warmtepomp Intake Rapport;
• het verwerken en verzenden van een geprint rapport binnen Nederland of naar België als je die optie kiest;
• het verwerken van zakelijke rapportbundels en credits voor installateurs of zakelijke afnemers;
• het beantwoorden van vragen via e-mail of contactformulier;
• het voeren van administratie en voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het beveiligen en technisch laten functioneren van de website;
• het verbeteren van de website en dienstverlening op basis van algemene websitegegevens.

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor is. Voor Warmtepomp Intake gaat het vooral om:

• Uitvoering van de overeenkomst: om je bestelling, intake, rapport, printversie of zakelijke rapportbundel te kunnen verwerken.
• Wettelijke verplichting: voor administratie, facturen en fiscale bewaarplichten.
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, klantenservice, fraudepreventie, technische werking en normale bedrijfsvoering.
• Toestemming: als toestemming nodig is, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies, optionele communicatie of specifieke gegevensdeling.

5. Intakegegevens en woninggegevens

Voor het Warmtepomp Intake Rapport vragen wij woning- en gebruiksgegevens. Deze gegevens zijn nodig om het rapport informatief en bruikbaar te maken. Het gaat onder andere om woningtype, bouwjaar, isolatie, glas, verwarmingssysteem, ventilatie, gasverbruik, warmwatergebruik, comfortwensen en stookgedrag.

Vul in het intakeformulier alleen informatie in die relevant is voor het rapport. Voeg geen bijzondere persoonsgegevens toe, zoals medische gegevens, tenzij dat strikt noodzakelijk is voor je eigen toelichting. Warmtepomp Intake vraagt hier niet actief om.

6. Betalingen via Shopify en Mollie

Betalingen verlopen via Shopify Checkout en Mollie. Warmtepomp Intake ontvangt betaalstatussen en ordergegevens, maar verwerkt zelf geen volledige bankgegevens of volledige betaalkaartgegevens.

Afhankelijk van de gekozen betaalmethode kan Mollie persoonsgegevens verwerken voor betaling, fraudepreventie, beveiliging en wettelijke verplichtingen. Denk aan betaalstatus, betaalmethode, transactiereferentie en gegevens die nodig zijn om de betaling correct te verwerken.

Voor klanten in Nederland en België kunnen betaalmethoden zoals iDEAL, Bancontact, creditcard of andere via Mollie beschikbare betaalopties worden aangeboden. Welke betaalmethoden zichtbaar zijn, hangt af van de instellingen in Shopify en Mollie.

7. Delen van gegevens met derden

Warmtepomp Intake verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, techniek, betaling, verzending, administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

Denk aan de volgende categorieën verwerkers of dienstverleners:

• Shopify als webshopplatform;
• Mollie als betaalprovider;
• hosting-, beveiligings- en technische dienstverleners;
• e-maildiensten voor het verzenden van berichten en rapporten;
• een verzend- of printpartij als je een geprint rapport kiest;
• boekhouding of administratieve ondersteuning wanneer dat nodig is;
• overheidsinstanties als dit wettelijk verplicht is.

8. Rapportdeling met installateurs

Het Warmtepomp Intake Rapport wordt niet automatisch met een installateur gedeeld zonder duidelijke werkwijze of toestemming. Wanneer een installateur of zakelijke afnemer Warmtepomp Intake inzet voor klanten, wordt vooraf afgestemd hoe de intake, rapportdeling en toestemming praktisch worden geregeld.

Klantgegevens worden zorgvuldig behandeld. De klant moet kunnen begrijpen waarvoor de intake wordt gebruikt en wie het rapport ontvangt.

9. Nederland en België

Warmtepomp Intake richt zich op klanten in Nederland en België. De website, intake, rapportage, betaling en communicatie zijn daarop ingericht. Als je kiest voor een geprint rapport, gebruiken wij het opgegeven adres alleen voor verzending van het rapport.

Voor België kunnen regels, premies, verzendtijden en praktische omstandigheden verschillen per gewest. Deze privacyverklaring gaat alleen over persoonsgegevens. Inhoudelijke verschillen rond warmtepompen, premies of installaties vallen buiten deze privacyverklaring.

10. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

• Administratieve en fiscale gegevens: worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is.
• Bestel- en factuurgegevens: worden bewaard voor administratie, klantenservice en wettelijke verplichtingen.
• Intakegegevens en rapportgegevens: worden in beginsel maximaal 3 jaar bewaard, tenzij langere bewaring nodig is voor vragen, geschillen, wettelijke verplichtingen of een gerechtvaardigd belang.
• Contactberichten: worden bewaard zolang nodig is om de vraag af te handelen en eventuele vervolgvragen te kunnen beantwoorden.
• Technische gegevens en cookies: worden bewaard volgens de instellingen van Shopify, hosting, analytics of cookie-instellingen.

11. Cookies en websitegegevens

De website kan gebruikmaken van functionele cookies die nodig zijn om de webshop goed te laten werken, bijvoorbeeld voor winkelwagen, checkout, beveiliging en taal- of sessie-instellingen.

Als er analytische of marketingcookies worden gebruikt, gebeurt dit volgens de cookie-instellingen van de website en de geldende regels. Je kunt cookies zelf beheren via je browserinstellingen.

12. Beveiliging

Warmtepomp Intake neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Denk aan beveiligde verbindingen, beperkte toegang tot gegevens en gebruik van professionele platforms en dienstverleners.

Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Neem contact op als je denkt dat gegevens onjuist zijn verwerkt of als je een beveiligingsprobleem vermoedt.

13. Jouw privacyrechten

Je hebt onder de AVG verschillende rechten. Je kunt onder andere vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens wanneer dat mogelijk is;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• overdracht van gegevens wanneer dat technisch mogelijk en wettelijk van toepassing is.

Stuur je verzoek naar info@warmtepomp-intake.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand.

14. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op via info@warmtepomp-intake.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder in jouw land. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit.

15. Wijzigingen

Warmtepomp Intake kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer de dienstverlening, wetgeving of technische inrichting verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

16. Contact

Vragen over deze privacyverklaring kunnen worden gestuurd via de contactpagina of per e-mail naar info@warmtepomp-intake.nl.

Bekijk ook de disclaimer, de algemene voorwaarden en de uitleg over hoe Warmtepomp Intake werkt.